PRIVACY POLICY .

Inleiding .

Kinderwereld hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Kinderwereld houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy policy.
Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Kinderwereld is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Vier keer per jaar voeren wij een interne controle op de verwerking van persoonsgegevens, de verwerkersovereenkomsten en de beveiliging van de gegevens. Naar aanleiding van deze controle of wetswijzigingen kan deze privacy policy aangepast worden.

Gedragscode en richtlijnen .

Voor alle medewerkers van Kinderwereld geldt dat zij zorgvuldig omgaan met de privacygevoelige gegevens van klanten.

Dit betekent dat:

Alle medewerkers, stagiaires en bestuurders een geheimhoudingsverklaring hebben getekend.
Computers/tablets/laptops op de locaties beveiligd zijn met een wachtwoord.
Schriftelijke gegevens zorgvuldig worden opgeborgen.
Er geen privégegevens van medewerkers aan ouders worden verstrekt.
Er tegen ouders niet in negatieve termen over groepsgenoten van hun kind wordt gesproken.
Pedagogisch medewerkers van de BSO de ouders op de hoogte stellen van datgene wat er is besproken met de leerkracht tijden het halen van school.
In notulen gebruik wordt gemaakt van initialen als kinderen genoemd worden. De overdrachtsmap is voor intern gebruik, daarin kunnen namen volledig geschreven worden.
Buiten de werkkring geen kinderen met naam en toenaam worden besproken.
Privacygevoelige onderwerpen met ouders worden besproken zonder aanwezigheid van andere ouders en kinderen.
Privacygevoelige onderwerpen worden niet in aanwezigheid van kinderen besproken.
Schriftjes/Konnect alleen voor de ouders van het kind bedoeld zijn, andere ouders kunnen deze niet inzien.

Verwerking .

Kinderwereld verzamelt alleen gegevens van ouders en kinderen voor de uitoefening van haar taken. Op basis van de opgave van klanten worden de gegevens door de administratie geregistreerd. Dit in verband met de plaatsing en facturering van de opvang, contact met ouders/verzorgers en de aanvraag van subsidies en uitwisseling met de Belastingdienst (kinderopvangtoeslag).

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Het uitvoeren van de plaatsingsovereenkomst tussen klant en Kinderwereld.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) zal de administratie van Kinderwereld de volgende persoonsgegevens van u en uw kind(eren) vragen:

Naam
Adres
BSN
Geboortedatum
Soort opvang en gewenste dagdelen
Telefoonnummer(s), e-mail en bankrekeningnummer

Uw persoonsgegevens worden door Kinderwereld opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële en plaatsingsadministratie voor minimaal 7 jaar.

Door de pedagogisch medewerkers worden gegevens verzameld en bijgehouden die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind. Hiervoor worden onder meer de volgende formulieren gebruikt:

Intakeformulier 0 – 4 jaar en 4 – 12 jaar

Kindvolgsysteem, met oa. observaties
Geneesmiddelenformulier
Formulier kindbespreking

Verstrekking .

Kinderwereld biedt een veilige en vertrouwde omgeving en vindt het belangrijk dat de ontwikkeling van kinderen gestimuleerd wordt. Belangrijk hierbij is dat er regelmatig overleg en afstemming plaatsvindt met de ouders/verzorgers.

Onderdeel van dit overleg is het uitwisselen van informatie. Kinderwereld wisselt ten behoeve van de uitoefening van haar taken ook persoonsgegevens uit met derden (Belastingdienst, GGD, consultatiebureau, gemeente, scholen etc.)

Conform de AVG betekent dit dat de betreffende partijen:

Handelen in overeenstemming met de AVG.
De uitgewisselde persoonsgegevens geheim houden.
Zorgen voor een goede beveiliging van de persoonsgegevens.
De persoonsgegevens alleen gebruikt worden voor het vastgestelde doel.
Geen persoonsgegevens verstrekken aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) enkel en alleen verwerken indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Wij zien het inschrijfformulier of een email als schriftelijke toestemming.

Kinderwereld wisselt, in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met de klant en de wettelijke verplichtingen die Kinderwereld heeft met de volgende partijen, gegevens uit over ouders en kind aan:

de Belastingdienst ( het betreft alleen die gegevens voor zover deze voor de Belastingdienst noodzakelijk zijn, namelijk naam, adres, BSN kind en betalende ouder, genoten opvang)
de GGD (het betreft alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bepalen van de begeleider-kind ratio( namelijk naam en geboortedatum)

In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie ook uit te wisselen met derden( consultatiebureau, GGD, scholen etc.). Gegevensuitwisseling vind alleen plaats nadat ouders hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven.

Kinderwereld heeft de plicht om altijd met ouders in gesprek te gaan over eventuele zorgen rondom het kind. Wij zullen samen met de ouders kijken hoe onze zorgen kunnen worden weggenomen. Indien de zorgen dusdanig groot zijn en deze in gesprek met de ouders niet worden weggenomen, kunnen wij ons genoodzaakt zien een melding te doen bij Veilig Thuis. Wij zullen ouders hier vooraf van op de hoogte stellen. Wij doen in principe geen anonieme melding bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen of medewerkers in het gedrang zijn.

Bewaartermijn .

Kinderwereld bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging .

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

Alle personen die namens Kinderwereld van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
We gebruiken initialen en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
Wij maken versleutelde back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten .

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Hiervoor dient u een inzageverzoek in te dienen. In sommige gevallen is het wettelijk niet toegestaan bepaalde gegevens te verwijderen, ook al verzoekt de klant hierom. Dit is in verband met een wettelijke bewaartermijn van bijvoorbeeld de Belastingdienst.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten .

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen .

Als u naar aanleiding van onze privacy policy nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op.

Contactgegevens .

Kinderwereld

Monierweg 5d

7741 KV Coevorden

Email: info@kinderwereld.info